Việc làm trong lĩnh vực Purchasing đã thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trong thời gian gần đây, điều này cho thấy sức hấp dẫn của nghề đang ngày càng tăng. Nếu bạn cũng đang quan tâm, hãy cùng tìm hiểu Purchasing Department là gì và công việc của họ ra sao nhé!
Purchasing Department là gì?
Purchasing, hay còn gọi là thu mua, là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Chức năng của thu mua là đảm bảo việc cung cấp đầy đủ và kịp thời các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, hàng hóa cho thương mại, và duy trì nguồn cung vật tư cũng như trang thiết bị cần thiết cho các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Purchasing Department là quá trình tìm kiếm các thiết bị, hàng hóa, và dịch vụ chất lượng cao nhất cho công ty hoặc tổ chức, nhằm giảm chi phí tổng thể trong chuỗi cung ứng, cải thiện sự liên kết giữa các phòng ban, và mang lại giá trị tối ưu cho người tiêu dùng cuối cùng.
Trong nhiều công ty, bộ phận thu mua thường được chia thành hai nhóm nhỏ hơn, đó là: Một nhóm chịu trách nhiệm mua sắm các vật dụng như bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm, và các đồ dùng văn phòng và nhóm đảm nhiệm việc mua nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, và linh kiện cần thiết cho quá trình sản xuất.
Hoạt động thu mua đóng vai trò rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả, kiểm soát thu chi, và đảm bảo hoạt động kinh doanh duy trì lợi nhuận.
Purchasing Department làm công việc gì?
Đảm nhận công việc Purchasing Department bạn sẽ phải làm tốt những nhiệm vụ sau đây:
- Nhóm thu mua tiếp nhận danh sách các mặt hàng cần mua từ các bộ phận khác trong công ty.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp trên thị trường phù hợp với yêu cầu cụ thể mà doanh nghiệp đưa ra.
- Gửi thư thăm dò đến các nhà cung cấp để yêu cầu thông tin và báo giá.
- Lên kế hoạch để thăm quan nhà máy hoặc địa điểm trưng bày sản phẩm của nhà cung cấp nhằm trực tiếp đánh giá chất lượng sản phẩm.
- Tiến hành lựa chọn và so sánh các đơn chào hàng, thực hiện phân tích cần thiết để chọn ra sản phẩm phù hợp nhất.
- Tiến hành đàm phán giá cả và soạn thảo hợp đồng.
- Giám sát số lượng và tiến độ giao hàng để đảm bảo chúng tuân thủ các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng.
- Khiếu nại và yêu cầu sửa chữa hoặc bồi thường khi sản phẩm gặp lỗi hoặc không đáp ứng yêu cầu chất lượng.
- Đánh giá và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp để đảm bảo sự hợp tác lâu dài và hiệu quả.
Công việc Purchasing Department yêu cầu bạn phải có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả trên thị trường, cũng như hiểu rõ về sản phẩm của doanh nghiệp. Khi tìm kiếm nguồn hàng hoặc đánh giá nhà cung cấp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về hiệu quả của lựa chọn đó. Đồng thời, bạn cũng cần dựa trên thông tin đã thu thập để đề xuất các chính sách và điều kiện hợp tác phù hợp với từng nhà cung cấp.
Purchasing Department có vị trí như thế nào trong công ty?
Thông thường, bộ phận thu mua bao gồm Giám đốc thu mua hoặc Trưởng phòng thu mua, cùng với các nhân viên thu mua và nhân viên hành chính.
Trong đó, Giám đốc hoặc Trưởng phòng thu mua là người quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp. Nhân viên thu mua và nhân viên hành chính hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc hoặc Trưởng phòng.
Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp, đồng thời kiểm tra và giám sát quá trình bàn giao hàng hóa để đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa đúng như đã thỏa thuận. Nhân viên hành chính xử lý các tài liệu, văn bản, hồ sơ mua hàng và hợp đồng, cũng như quản lý sổ sách nhập xuất hàng hóa.
Về cơ bản, bộ phận Purchasing Department bao gồm ba vị trí chủ chốt như đã nêu trên, và số lượng nhân viên cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô của từng công ty.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Purchasing Department là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu rõ hơn về Purchasing và có được những kiến thức hữu ích để tự tin phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này.